• Introduction
• Aperçu du programme
• Le FNI n'est pas un programme de subvention
• Gestion du programme du FNI
• Principes et lignes directrices
• Politiques et conditions générales
• Démarche de demande au FNI
• Formule de demande
• Gestion de projet
• Vérification et examen
• Glossaire

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9.0 GESTION DU PROJET

9.1 Exigences en matière de rapports

Une fois le projet ratifié et mis en œuvre, tout gestionnaire de projet doit fournir les rapports suivants au parrain du FNI, pour qu'il les transmette au SNRS :

• un rapport d'étape, à la fin de chaque trimestre;
• une demande de modification de projet (si nécessaire);
• un rapport sommaire final, une fois le projet terminé;
• un rapport d'évaluation du projet;
• les produits issus du projet, y compris des photographies ou images numériques représentatives du projet.

Le gestionnaire doit rédiger tout rapport dans un style compréhensible d'un public ne connaissant pas le projet. Le parrain transmettra les rapports au SNRS. Pour les projets s'étendant sur plusieurs années, le gestionnaire doit se conformer aux mêmes exigences en matière de rapports et de délais pendant toute la durée du projet. Ces rapports permettent la gestion et la reddition de comptes dans le cadre du FNI. De plus, ils fournissent les renseignements dont le SNRS a besoin pour rendre compte du FNI, sur une base permanente, au ministre principal de la recherche et du sauvetage, au Parlement et au public.

**Toutes les formules types de rapport sont disponibles au site Web du SNRS.

9.1.1 Rapports d'étape trimestriels (version Word 6.0/95)

Le rapport trimestriel résume l'état du plan de gestion du projet à la fin du trimestre en question (T). Il explique les écarts éventuels entre le plan de travail approuvé et l'avancement du projet. Les dates de remise des rapports trimestriels au SNRS sont les suivantes :

T1 - 30 juin T2 -30 septembre T3 - 31 décembre T4 - 15 mars

Les parrains peuvent exiger des gestionnaires qu'ils remettent leurs rapports avant ces dates pour pouvoir les examiner avant de les transmettre au SNRS.

9.1.2 Modifications (version Word 6.0/95)

Il est important de mener le projet financé par le FNI tel que planifié, de respecter le budget et la portée du projet tel que présentés dans la demande de financement. Si cela s'avère impossible, le gestionnaire de projet doit préparer une demande de modification et la soumettre au parrain qui la transmettra au SNRS pour étude. Avant de soumettre la demande de modification, le parrain doit communiquer sur-le-champ avec le SNRS pour en discuter. Le gestionnaire du projet doit justifier sa demande et préciser les actions souhaitées.

Le SNRS peut demander au sous-comité de coordination du CIRS d'examiner les demandes de modifications dont la valeur est supérieure à 10 000 dollars ou à 10 p. 100 du coût total approuvé provenant du FNI.

9.1.3 Rapport sommaire final (version Word 6.0/95)

Le rapport sommaire final résume objectivement l'utilisation des fonds du FNI et les avantages du projet pour le PNRS. Il doit correspondre au formulaire type de rapport sommaire final annexé à ce guide. Il est possible d'y joindre des précisions et des explications techniques concernant le projet.

Le rapport sommaire final doit rendre compte des objectifs du projet, des activités (méthodologie, emplacement, etc.), des résultats, de l'évaluation, des activités de communication, des références bibliographiques de tout document imprimé ou publié, et de toute activité suggérée de suivi.

Le gestionnaire du projet doit rédiger le rapport final sommaire en utilisant des phrases complètes et donner un aperçu concis mais clair du projet. Il doit expliquer le besoin précis visé par le projet et ce qui a été accompli. Il faut fournir des renseignements détaillés qui expliquent clairement les résultats et les issues; expliquer les méthodes et les critères qui seront employés pour mesurer le succès ou l'échec du projet et évoquer les domaines dans lesquels il pourrait rester du travail à accomplir.

Le gestionnaire de projet doit remettre le rapport sommaire final du projet complété au SNRS chaque année avant le 15 mars. S'il est impossible de respecter cette échéance, les parrains doivent demander une extension au SNRS et donner une date prévue pour la présentation de ce rapport. Il faut présenter le rapport sommaire final en version électronique.

À chaque année, le SNRS publiera un document regroupant tous les rapports sommaires finaux de tous les projets financés par le FNI au cours de l'exercice et le distribuera aux parrains et aux participants au programme. Le grand public pourra consulter la version électronique de ce même document au site Web du SNRS.

La communication des résultats des projets permettra d'accroître la diffusion et la compréhension des types d'activités financées par le FNI; elle sera propice à la mise en commun d'idées et à la formation et de partenariats et engendrera d'autres idées de projets, en plus de réduire le dédoublement des projets.

9.1.4 Évaluation finale du projet (version 6.0/95)

Le parrain du FNI doit entreprendre une évaluation finale de chaque projet du FNI et la soumettre au SNRS dans les six mois suivant la fin du projet (31 octobre).

9.1.5 Produits prévus

Un produit prévu est le résultat final d'une série d'activités entreprises dans le cadre du projet. Il peut s'agir d'une nouvelle technologie, d'un code ou d'une norme, d'une série de lignes directrices ou d'un procédé amélioré ou encore une photographie ou une représentation audiovisuelle de matériel visant à induire un changement marqué au niveau de la sensibilisation, des connaissances, des compétences et du comportement des groupes à risque ou potentiellement à risque. Les produits prévus doivent être particuliers, précis et réalisables et avoir une incidence mesurable sur le milieu de la recherche et du sauvetage. Il faut fournir au SNRS un exemplaire électronique (anglais et français) de tout produit visant des fins de communication (bande vidéo, bande audio, imprimés). Il faut envoyer tout produit non disponible en format électronique au SNRS, à l'adresse qui suit.

9.2 Factures (version Word 6.0/95)

Le gestionnaire de projet doit soumettre au parrain ses factures du projet du FNI. Le parrain les examine pour s'assurer que la demande de remboursement est justifiée par des dépenses admissibles et transmet le tout au SNRS.

Le SNRS paie généralement les factures sur une base trimestrielle.

Les parrains du FNI doivent s'assurer que les factures rencontrent les critères du FNI. Le SNRS paie les factures seulement si :

• le parrain a soumis tous les rapports trimestriels dûs à ce jour;
• le montant de la facture correspond aux dépenses à jour décrites dans le rapport trimestriel

N.B. : Le parrain du FNI doit fournir au SNRS les factures correspondant au quatrième trimestre (T4) avant le 15 mars afin que le SNRS puisse procéder au paiement final avant la fin de l'exercice financier.

** Toute dépense non comprise au projet initial ou excédant le montant précisé dans la demande originale n'est pas admissible pour paiement à moins que le SNRS l'ait approuvée. **

9.2.1 Paiements anticipés

Le SNRS ne fera de paiement anticipé que sur réception d'une lettre justifiant le besoin d'un tel paiement.

Les paiements anticipés doivent être comptabilisés avant que toute autre facture puisse être payée.

9.2.2 Fonds excédentaires

Le parrain du FNI doit remettre au SNRS le plus tôt possible les fonds non utilisés du projet. Il faut mentionner le projet précis (numéro du projet, IDFNI) auquel correspondent les fonds remis au SNRS.

Les autorités provinciales et territoriales qui remettent des fonds doivent le faire par chèque, à l'ordre du Receveur général du Canada.

Lignes directrices pour remplir les rapports du FNI

Nota : Le formulaire de Rapport d'étape trimestriel est accessible en direct, soit en format Word 2000 de Microsoft (l'option préférée du SNRS) soit en format Word 6.0/95. Les notes qui suivent servent d'aide pour remplir le formulaire. (En choisissant l'une ou l'autre des options, le document s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre du navigateur.)

Fonds des nouvelles initiatives (NIF) de recherche et de sauvetage
Rapport d'étape trimestriel
Exercice _____ -_____ trimestre __

TITRE : Fournir le titre inscrit dans la demande originale.

NUMÉRO : Fournir le numéro attribué au projet.

NO IDFNI : Fournir le numéro d'identification du FNI, attribué au projet.

AVANCEMENT DES TRAVAUX : Dans ce tableau décrire le plan de gestion exactement tel que présenté dans la demande originale et y ajouter, pour chacun des critères, les dates réelles de réalisation.

OBJECTIF N0 1 :

RENSEIGNEMENTS ADDITIONNELS :
Joindre un court résumé :

• des progrès et résultats à ce jour;
• des risques du projet (c.-à-d. les délais, les problèmes techniques, les dépenses excédentaires ou surestimées)
• l'action corrective prise pour veiller à ce que le projet suive le cours prévu.

Nota : Le formulaire de Sommaire de la modification est accessible en direct, soit en format Word 2000 de Microsoft (l'option préférée du SNRS) soit en format Word 6.0/95. Les notes qui suivent servent d'aide pour remplir le formulaire. (En choisissant l'une ou l'autre des options, le document s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre du navigateur.)

Fonds des nouvelles initiatives (FNI) de recherche et de sauvetage
Sommaire de la modification no _
pour le
projet no __ - Titre du projet
(Annexe au protocole d'entente)

Nota : Le formulaire de Rapport sommaire final est accessible en direct, soit en format Word 2000 de Microsoft (l'option préférée du SNRS) soit en format Word 6.0/95. Les notes qui suivent servent d'aide pour remplir le formulaire. (En choisissant l'une ou l'autre des options, le document s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre du navigateur.)

Fonds des nouvelles initiatives (FNI) de recherche et de sauvetage
Rapport sommaire final
Exercice ____-____